Ověřování - vidimace a legalizace

Od 1.1.2017 se na Obecním úřadě v Sobíškách provádí vidimace listin  a legalizace podpisů, tedy ověřování listin a podpisů.

Zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), v platném znění (dále jen „zákon o ověřování“), svěřuje pravomoc provádění ověřování shody opisu nebo kopie s listinou (dále jen „vidimace“) a ověřování pravosti podpisu (dále jen „legalizace“) krajským úřadům, obecním úřadům obcí s rozšířenou působností a obecním úřadům, jejichž seznam stanovuje prováděcí právní předpis. Tímto prováděcím předpisem je vyhláška č. 36/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu, konkrétně příloha č. 1 této vyhlášky.

Působnost stanovená krajskému úřadu, obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností nebo obecnímu úřadu je výkonem přenesené působnosti.

Vidimace

Vidimací se ověřuje, že opis nebo kopie (dále jen „vidimovaná listina“) se doslova shoduje s předloženou listinou. Vidimací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených na vidimované listině ani jejich soulad s právními předpisy. Krajský úřad, obecní úřad obce s rozšířenou působností, obecní úřad ani újezdní úřad (dále jen „úřad“) za obsah vidimované listiny neodpovídá. Vidimace se provádí na žádost. Vidimovanou listinu pořizuje žadatel na své náklady.

Pro provádění vidimace je důležité znát obsah ust. § 9 zákona o ověřování, který stanovuje, kdy není možno vidimaci provést, a to:

• je-li listinou, z níž je vidimovaná listina pořízena, listina, jejíž jedinečnost nelze vidimovanou listinou nahradit, zejména občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenská knížka, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížka, šek, směnka nebo jiný cenný papír, los, sázenka, protest směnky, geometrický plán, rys nebo technická kresba
• je-li listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a neovládá-li ověřující osoba jazyk, v němž je listina psána, a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého
• je-li listina opatřena plastickým textem nebo otiskem plastického razítka (jedná se o striktní zákaz; vidimaci není možno provést ani v případě, kdy je na fotokopii vidimovaného dokumentu  otisk plastického razítka viditelný)
• jsou-li ve vidimované listině změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit její věrohodnost
• jestliže se vidimovaná listina doslovně neshoduje s listinou, z níž byla pořízena
• není-li z vidimované listiny patrné, zda se jedná o

1. prvopis

2. již ověřenou vidimovanou listinu

3. opis anebo kopii pořízenou ze spisu nebo

4. stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle zvláštního právního předpisu.

Legalizace

Legalizací se ověřuje, že žadatel listinu před ověřující osobou vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní.

Legalizací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených v listině, ani jejich soulad s právními předpisy. Úřad za obsah listiny neodpovídá.

Nemůže-li žadatel číst nebo psát, provede se legalizace za účasti dvou svědků.

Obdobně jako při provádění vidimace je třeba, aby úředník nebo starosta provádějící legalizaci dokonale ovládal ustanovení zákona, které hovoří o tom, kdy není možno legalizaci provést. Jsou to následující případy:

• jde-li o legalizaci podpisu ověřující osoby, která legalizaci provádí
• je-li podpis vyhotoven jinými písmeny než písmeny latinské abecedy nebo
• jde-li o legalizaci podpisu na listině, která neobsahuje žádný text
• je-li legalizován podpis na listině, která je psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého

Prokázání totožnosti

Ust. § 18 zákona o ověřování taxativně vymezuje doklady totožnosti, které jsou žadatelé o vidimaci a legalizaci povinni předložit. Vždy se však musí jednat o platné doklady totožnosti.

Jde-li o státního občana České republiky – občanský průkaz nebo cestovní doklad

jde-li o cizince – průkaz o povolení k pobytu nebo cestovní doklad anebo průkaz totožnosti občana členského státu Evropské unie,

jde-li o osobu, která podala žádost o udělení mezinárodní ochrany – průkaz žadatele o udělení mezinárodní ochrany

jde-li o osobu, které byl udělen azyl – průkaz povolení k pobytu azylanta

jde-li o osobu požívající doplňkové ochrany nebo průkaz oprávnění k pobytu osoby požívající doplňkové ochrany

jde-li o osobu, která podala žádost o udělení dočasné ochrany – průkaz žadatele o udělení dočasné ochrany

jde-li o osobu, které byla udělena dočasná ochrana – průkaz cizince požívajícího dočasné ochrany

O provedení vidimace a legalizace se provede záznam v ověřovací knize. Pokud úřad shledá, že nelze provést ověření, je povinen o tom na požádání písemně uvědomit osobu, která o provedení ověření žádá. V přípisu je nutno sdělit důvody, jež k tomuto závěru vedly (postup je upraven ust. § 155 odst. 3 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění).

Kdo je oprávněn provádět vidimaci a legalizaci

Vidimaci a legalizaci provádí úředník, který

a) prokázal zvláštní odbornou způsobilost pro výkon správních činností při správě matrik a státního občanství nebo

b) prokázal odbornou způsobilost matrikáře podle zvláštního právního předpisu nebo

c) složil zkoušku podle tohoto zákona

Podle ust. § 4 písm. c) bod 1 zákona o ověřování může vidimaci a legalizaci provádět i starosta nebo místostarosta obce. Zákon nestanovuje povinnost starostům nebo místostarostům obcí skládat zkoušky podle zákona o ověřování.

Místo provádění vidimace a legalizace

Vidimace a legalizace se provádí v úředních místnostech úřadu. Na jiném vhodném místě lze provést vidimaci a legalizaci jen ze závažných důvodů (např. zdravotních).

Další povinnosti obecních úřadů provádějících vidimaci a legalizaci

Vede-li úřad více než jednu knihu, oznámí obecní úřad počet paralelně vedených knih do 31. ledna běžného roku obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností.

Obecní úřady obcí s rozšířenou působností vedou vzory otisků úředních razítek obcí a podpisové vzory úředníků nebo starostů anebo místostarostů provádějících vidimaci a legalizaci u obecních úřadů včetně jejich změn. Dojde-li ke změně osob provádějících vidimaci a legalizaci, je třeba tuto změnu zohlednit v podpisových vzorech a tuto skutečnost oznámit do 5 pracovních dnů ode dne, kdy nastaly, příslušnému obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností.

Poplatky

Správní poplatek:

za vidimaci každé stránky vidimované listiny činí 30 Kč

za legalizaci podpisu na listině činí 30 Kč

Správní poplatky jsou stanoveny položkami 4 a 5 sazebníku zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, v platném znění. Ust. § 8 zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, v platném znění, a poznámky u jednotlivých položek sazebníku obsahují údaje o tom, v jakých případech budou jednotlivé úkony osvobozeny od správního poplatku, resp. jaký úkon předmětem poplatku není.